Hướng dẫn sử dụng ViRFQ

Bài này dành cho doanh nghiệp lần đầu dùng ViRFQ. Bạn sẽ tạo tài khoản, xác minh email, khai vài thông tin công ty và vào bảng điều khiển. Cả quá trình mất khoảng 3 phút và hoàn toàn miễn phí — chưa cần thẻ hay chuyển khoản.

Bước 1: Tạo tài khoản

1. 1

   Bước 1: Mở virfq.com/vi/register. Chọn vai trò Nhà xuất khẩu (1) — người mua nước ngoài chọn ô bên cạnh.

   • Điền họ tên (2) và tên doanh nghiệp xuất khẩu (3) đúng như trên giấy đăng ký kinh doanh — tên này sẽ hiện trên hồ sơ công khai và hoá đơn.
   • Dùng email công việc (4) mà bạn đọc thường xuyên: mã xác minh, thông báo RFQ mới và tin nhắn từ người mua đều gửi về đây.
   • Số điện thoại (5) nhập không có số 0 đầu, mã nước +84 đã chọn sẵn. Mật khẩu (6) tối thiểu 8 ký tự.

   

2. 2

   Bước 2: Tích ô đồng ý Điều khoản sử dụng (7) rồi bấm Tạo tài khoản (8). Hệ thống chuyển sang màn xác minh email.

Bước 2: Xác minh email bằng mã 6 số

1. 1

   Bước 1: Mở hộp thư, tìm email từ ViRFQ có mã 6 số. Nhập mã vào 6 ô (1) — bạn có thể dán cả dãy số một lần. Bấm Xác minh và vào ViRFQ (2).

   • Chưa thấy email? Kiểm tra thư mục Spam/Quảng cáo, hoặc bấm Gửi lại mã (3). Mã có hiệu lực trong 6 giờ; email cũng kèm một đường link để mở thay cho việc gõ mã.

   

Bước 3: Khai thông tin công ty ban đầu

1. 1

   Bước 1: Sau khi xác minh, ViRFQ hỏi vài thông tin để dựng hồ sơ công ty. Cách nhanh nhất: dán địa chỉ website công ty (1) và bấm Tự động điền (2) — trợ lý AI đọc website và điền sẵn tên, ngành hàng, giới thiệu.

   • Không có website? Điền tay tên công ty (3), chọn loại hình (4: sản xuất, thương mại, hợp tác xã hoặc nông trại), tích các ngành hàng đang bán, chọn năm thành lập và quy mô nhân sự.
   • Bấm Hoàn tất (5). Bạn có thể bấm *Bỏ qua, điền sau* — nhưng hồ sơ trống sẽ không hiện trên Marketplace cho tới khi bổ sung (xem bài "Hồ sơ doanh nghiệp").

   

Đăng nhập những lần sau

1. 1

   Bước 1: Mở virfq.com/vi/login. Nhập email (1), mật khẩu (2) và bấm Đăng nhập (3).

   • Tích Ghi nhớ đăng nhập trên thiết bị này nếu đây là máy của bạn: phiên đăng nhập giữ 30 ngày. Không tích thì đóng trình duyệt là phải đăng nhập lại.

   

2. 2

   Bước 2: Không nhớ mật khẩu? Chuyển sang thẻ Mã đăng nhập (1), nhập email (2) và bấm Gửi mã đăng nhập (3). ViRFQ gửi mã 6 số vào hộp thư; nhập mã là vào thẳng bảng điều khiển, không cần mật khẩu.

   • Mã đăng nhập có hiệu lực 10 phút và chỉ dùng được một lần.

   

3. 3

   Bước 3: Muốn đặt mật khẩu mới: bấm Quên mật khẩu?, nhập email (1) và bấm Gửi mã xác minh (2). Nhập mã nhận được cùng mật khẩu mới ngay trên cùng trang.

   • Sau khi đổi mật khẩu, mọi thiết bị đang đăng nhập đều bị đăng xuất — hãy đăng nhập lại bằng mật khẩu mới.

   

4. 4

   Bước 4: Trên điện thoại, trang đăng nhập gọn lại thành một cột; các bước giống hệt máy tính.

   

Tổng quan là màn hình đầu tiên sau khi đăng nhập. Nó trả lời ba câu hỏi: gói của tôi còn bao lâu, tuần này khách đến từ đâu và bây giờ tôi cần làm gì. Mọi số liệu đều bấm vào được để đi tới trang chi tiết.

Các con số chính

1. 1

   Bước 1: Ngay dưới lời chào là gói đang dùng, ngày hết hạn và số ngày còn lại; bấm Quản lý (1) để xem lịch sử thanh toán hoặc mua kỳ mới.

   • Bộ chọn Hôm nay / Hôm qua / 7 ngày / 30 ngày / 90 ngày (2) áp cho mọi con số bên dưới.
   • Lượt tiếp cận và Tin WhatsApp: số người thấy quảng cáo và số tin nhắn người mua gửi đến số WhatsApp của bạn trong khoảng thời gian đã chọn; mũi tên cho biết tăng hay giảm so với kỳ trước.
   • Giá mỗi tin: tiền quảng cáo chia cho số tin nhắn nhận được — càng thấp càng tốt.
   • RFQ đã mở (3): số lượt mở thông tin liên hệ người mua đã dùng trên tổng số lượt của tháng này.
   • Đã chi tiêu: tổng tiền quảng cáo Meta đã chạy trong khoảng thời gian đó (chỉ hiện khi bạn đã kết nối tài khoản quảng cáo).

   

2. 2

   Bước 2: Khối Pipeline khách hàng (4) tóm tắt phễu bán hàng: bao nhiêu khách trong phễu, giá trị các thương vụ đang chạy, đã chốt bao nhiêu và tỷ lệ chốt. Mỗi bậc là số khách đã đi qua cột đó; tỷ lệ bên phải so với bậc ngay trên.

   • Bấm Xem báo cáo để mở bảng Khách hàng với đúng khoảng thời gian đang chọn.

Việc cần làm hôm nay

1. 1

   Bước 1: Cuộn xuống. Khối Cần bạn xử lý hôm nay (1) liệt kê các cuộc trò chuyện WhatsApp mà trợ lý tự động không xử lý tiếp được: khách cần hỗ trợ (đồng hồ) hoặc khách đã đủ thông tin báo giá (dấu tích) đang chờ bạn báo giá. Bấm vào một dòng để mở đúng hội thoại.

   

2. 2

   Bước 2: Khối Yêu cầu báo giá mới nhất (2) hiện những RFQ mới đăng đúng ngành của bạn. Bấm Phản hồi ngay (3) để mở thông tin liên hệ và liên hệ người mua, hoặc Chi tiết để đọc đầy đủ yêu cầu trước.

3. 3

   Bước 3: Trên điện thoại, các ô số xếp dọc và thanh điều hướng nằm ngang ngay dưới logo; vuốt ngang để tới các mục khác.

   

Hồ sơ doanh nghiệp là trang giới thiệu công ty mà người mua nước ngoài nhìn thấy trên Marketplace và khi mở sản phẩm của bạn. Hồ sơ càng đầy đủ — ảnh nhà máy thật, điều kiện giao dịch rõ ràng, giấy tờ đã nộp — người mua càng dễ liên hệ. Trợ lý WhatsApp cũng đọc hồ sơ này để trả lời khách thay bạn.

Mở hồ sơ và điền nhanh bằng website

1. 1

   Bước 1: Vào Hồ sơ DN ở cột trái. Trên cùng là trạng thái hồ sơ và nút Xem trang (1) để mở trang công khai. Thanh Hoàn thiện hồ sơ (2) cho biết bạn còn thiếu mục nào — nhắm tới 100%.

   • Có website? Dán link và bấm Tự động điền (3): trợ lý AI đọc website, điền giới thiệu, ngành hàng, năng lực và gợi ý ảnh. Bạn vẫn sửa lại được từng ô trước khi lưu.
   • Mục Hình ảnh (4): tải logo, ảnh bìa và 3–10 ảnh nhà máy, vùng trồng, dây chuyền kèm chú thích ngắn (ví dụ "Xưởng sơ chế", "Vùng trồng Gia Lai"). Ảnh thật giúp người mua tin tưởng hơn mọi lời giới thiệu.

   

Thông tin cơ bản và điều kiện giao dịch

1. 1

   Bước 1: Kéo xuống Thông tin cơ bản: điền mã số thuế (1) đúng với giấy đăng ký kinh doanh, chọn loại hình doanh nghiệp (2) và tích các ngành hàng (3) đang bán.

   • Phần Giới thiệu doanh nghiệp viết 3–5 câu bằng tiếng Việt: công ty làm gì, bao nhiêu năm, thế mạnh gì. ViRFQ tự dịch sang tiếng Anh cho người mua.

   

2. 2

   Bước 2: Ở Năng lực & Điều kiện giao dịch: điền năng lực sản xuất (1), các thị trường đã xuất khẩu (2) cách nhau bằng dấu phẩy, rồi bấm chọn phương thức thanh toán (3: T/T, L/C, CAD) và Incoterms bạn hỗ trợ (4: FOB, CIF/CFR, EXW…). Người mua lọc nhà cung cấp theo đúng những mục này.

   • Liên hệ công khai: email, số điện thoại và WhatsApp sẽ hiện trên trang công khai — dùng số mà bộ phận kinh doanh trực thường xuyên.

   

Giấy tờ và tài liệu

1. 1

   Bước 1: Mục Tài liệu có hai khối tách biệt. Khối dưới là tài liệu công khai cho người mua (catalog, chứng nhận HACCP/ISO/Halal): bấm Tải lên tài liệu (2), tải xong đặt tên hiển thị cho buyer (1) ngay trên dòng vừa tải — file này hiện trên trang công khai kèm nút tải về. Khối trên là Xác minh đăng ký kinh doanh (riêng tư, chỉ đội ngũ ViRFQ thấy) dùng để nhận huy hiệu — xem bài Xác minh hồ sơ hoặc bấm Xem tất cả giấy tờ xác minh (3).

   • File chấp nhận: PDF, JPG, PNG, WebP — tối đa 25MB mỗi file. Giấy đăng ký kinh doanh nộp ở khối công khai không tính là hồ sơ xác minh — nộp đúng khối Xác minh ĐKKD.

   

Quy trình, lý do chọn, câu hỏi thường gặp và lưu

1. 1

   Bước 1: Cuối trang là ba mục kể câu chuyện công ty: Quy trình sản xuất (tối đa 6 bước), Lý do chọn chúng tôi (tối đa 6) và Câu hỏi thường gặp (tối đa 10). Bấm Tạo FAQ từ thông tin có sẵn (1) để AI soạn nháp từ các mục đã điền, sửa lại rồi bấm nút lưu (2). Xem trước hồ sơ (3) mở đúng trang người mua sẽ thấy.

   • Hồ sơ mới (bản nháp): nút lưu là Đăng hồ sơ — bắt buộc đã điền số WhatsApp ở Liên hệ công khai; bấm xong hồ sơ chuyển sang Chờ duyệt. Chỉ lưu nháp thì hồ sơ vẫn là nháp, chưa vào hàng chờ duyệt.
   • Hồ sơ đã đăng (như trong ảnh): nút là Lưu thay đổi; sửa gì cũng cập nhật thẳng lên trang công khai sau khi lưu.

   

2. 2

   Bước 2: Trang công khai của công ty có địa chỉ dạng virfq.com/vi/supplier/tên-công-ty. Gửi link này cho người mua hoặc gắn vào chữ ký email — mọi thay đổi trong Hồ sơ DN cập nhật lên đây ngay sau khi lưu.

   

Mỗi sản phẩm bạn tạo là một trang riêng trên Marketplace, có địa chỉ riêng để gửi cho người mua và để chạy quảng cáo. Trang sản phẩm tốt trả lời trước những câu người mua hay hỏi: quy cách, chứng nhận, đơn hàng tối thiểu, cảng xuất và thời gian giao. Trợ lý WhatsApp cũng dùng đúng thông tin này để trả lời khách.

Danh sách sản phẩm

1. 1

   Bước 1: Vào Sản phẩm ở cột trái. Bấm Thêm sản phẩm (1) để tạo mới; với sản phẩm đã có, dùng Chỉnh sửa (2) hoặc Xem trang (3) để mở trang công khai.

   • Nhãn Hoạt động nghĩa là trang đang hiển thị công khai. Sản phẩm mới tạo được đội ngũ ViRFQ duyệt nội dung trước khi bật.

   

Tạo sản phẩm mới

1. 1

   Bước 1: Nhanh nhất: bấm Tự động điền từ website (1), dán link trang sản phẩm trên website công ty — AI đọc và điền sẵn tên, mô tả, thông số. Không có website thì chọn ngành hàng (2), gõ tên sản phẩm (3) theo cách người mua tìm (ví dụ "Cà phê Robusta hạt xanh — Loại 1, Sàng 16") và viết mô tả (4).

   • Tải tối thiểu 5 ảnh sản phẩm để trang đạt mức hoàn thiện 80%. Ảnh chụp thật hàng của bạn, đóng gói và container luôn thuyết phục hơn ảnh mạng.
   • Bảng Chi tiết sản phẩm: thêm từng dòng thông số (độ ẩm, kích cỡ, tạp chất…) hoặc dùng các nút gợi ý như *+ Giống*, *+ Cỡ trái*, *+ Brix*.

   

2. 2

   Bước 2: Điền vùng xuất xứ (1), đơn hàng tối thiểu (2), chứng nhận (3: gõ để chọn HACCP, ISO 22000, Halal…) và bấm chọn các Incoterms hỗ trợ (4).

   

3. 3

   Bước 3: Mục Vận chuyển & giao hàng: gõ để chọn cảng xuất hàng (1), điền tải trọng container (2, ví dụ 10–12 tấn/cont 20 lạnh) và chọn thời gian giao hàng (3). Ba thông tin này xuất hiện ngay trên trang sản phẩm và trong câu trả lời của trợ lý WhatsApp.

   

4. 4

   Bước 4: Cuối trang: mô tả quy trình sản xuất, điểm mạnh và câu hỏi thường gặp — bấm Tạo FAQ từ thông tin có sẵn (1) để AI soạn nháp. Kiểm tra lại rồi bấm Tạo sản phẩm (2).

   • Địa chỉ trang sản phẩm được tạo tự động bằng tiếng Anh từ tên sản phẩm và không đổi sau khi tạo, để link đã gửi cho người mua không bị hỏng.

   

Huy hiệu Đã xác minh (Verified) cho người mua biết ViRFQ đã kiểm tra bạn là doanh nghiệp thật và đã xuất khẩu thật. Huy hiệu không đi kèm gói dịch vụ và không mua được — chỉ cấp sau khi đội ngũ ViRFQ xem giấy tờ bằng tay. Hồ sơ có huy hiệu được người mua ưu tiên khi lọc nhà cung cấp trên Marketplace.

Hai điều kiện

• Giấy đăng ký kinh doanh còn hiệu lực — nộp bản scan hoặc ảnh chụp tại mục Tài liệu của Hồ sơ DN.
• Ít nhất một bằng chứng xuất khẩu trong 24 tháng gần nhất — tờ khai hải quan xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc vận đơn (B/L), đúng ngành hàng bạn đang bán trên ViRFQ.

Nộp giấy tờ

1. 1

   Bước 1: Điều kiện 1 — giấy đăng ký kinh doanh: vào Hồ sơ DN, kéo xuống mục Tài liệu. Khối trên cùng là Xác minh đăng ký kinh doanh (ĐKKD) — chọn file (1) rồi bấm Tải lên (2). File này chỉ đội ngũ ViRFQ thấy, không hiện công khai. Liên kết Xem tất cả giấy tờ xác minh (3) đưa bạn sang trang Xác minh hồ sơ.

   • Đừng nhầm với khối tài liệu công khai ngay bên dưới (catalog, HACCP/ISO/Halal cho người mua tải về): file tải ở đó hiện công khai và không tính là hồ sơ xác minh.

   

2. 2

   Bước 2: Điều kiện 2 — bằng chứng xuất khẩu: vào Xác minh hồ sơ ở cột trái. Nếu chưa nộp giấy đăng ký kinh doanh, liên kết Nộp tại Hồ sơ DN (1) đưa bạn về bước trên. Chọn loại giấy tờ (2), chọn file (3) rồi bấm Tải lên (4). Nộp được nhiều bản càng tốt.

   • File chấp nhận: PDF, JPG, PNG, WebP — tối đa 25MB. Bạn có thể che tên người mua và giá trị lô hàng trước khi tải; ViRFQ chỉ cần thấy việc xuất khẩu là thật, đúng ngành và trong 24 tháng.
   • Giấy tờ chỉ đội ngũ ViRFQ và chính bạn xem được — không bao giờ hiển thị công khai.

   

3. 3

   Bước 3: Sau khi tải, giấy tờ nằm trong danh sách với trạng thái Chờ duyệt. Đội ngũ ViRFQ đối chiếu ngày và ngành hàng rồi chuyển sang Đạt hoặc Không đạt kèm lý do. Khi cả hai điều kiện đạt, đội ngũ ViRFQ cấp huy hiệu (một bước tay, thường cùng ngày); bạn nhận email báo và huy hiệu hiện trên hồ sơ, trang sản phẩm của bạn.

   

RFQ (yêu cầu báo giá) là lời mời chào giá từ một người mua quốc tế: họ cần mặt hàng gì, bao nhiêu, giao theo điều kiện nào và về nước nào. Mỗi RFQ trên ViRFQ đều được đội ngũ kiểm duyệt và chấm điểm xác thực. Gói Nền tảng được 100 lượt mở thông tin liên hệ người mua mỗi tháng và thấy RFQ mới sớm 4 giờ so với người dùng miễn phí.

Xem và lọc yêu cầu báo giá

1. 1

   Bước 1: Trong bảng điều khiển, bấm Bảng tin RFQ ở cột trái. Gõ tên mặt hàng vào ô tìm kiếm (1) hoặc dùng các bộ lọc bên cạnh.

   

2. 2

   Bước 2: Bộ lọc Ngành (1), Quốc gia (2), Incoterm (3) và Sắp xếp (4) thu hẹp danh sách. Nhãn NEW (5) đánh dấu RFQ đăng trong 24 giờ; nhãn Đã xem giúp bạn không đọc lại. Dòng Xem thông tin liên hệ (6) trên thẻ cho biết RFQ này bạn chưa mở khoá.

   • Số 80/100 hay 85/100 trên thẻ là điểm xác thực — tổng của nhiều tín hiệu: người mua phản hồi ViRFQ qua WhatsApp/email, thông tin công ty được xác nhận, yêu cầu có quy cách, số lượng, cảng đến, thời điểm giao. RFQ dưới 80 điểm phải qua đội ngũ ViRFQ duyệt tay trước khi lên bảng tin.
   • Điểm cao không có nghĩa mọi mục đều có: mở chi tiết RFQ để xem bảng điểm từng mục và đọc kỹ mô tả trước khi mở khoá.

   

3. 3

   Bước 3: Trên điện thoại, các bộ lọc xếp thành hàng dưới ô tìm kiếm; cuộn xuống để xem từng RFQ.

   

Đọc chi tiết và mở thông tin liên hệ

1. 1

   Bước 1: Bấm Xem chi tiết trên thẻ. Trang chi tiết có mô tả đầy đủ (1): quy cách, số lượng, cảng đến, mục đích mua. Cột phải là Thông tin liên hệ (2) — tên, công ty, điện thoại/WhatsApp của người mua còn ẩn cho tới khi bạn bấm Mở khoá liên hệ (3). Bên dưới là bảng điểm xác thực (4) giải thích từng điểm cộng.

   • Bấm Mở khoá liên hệ trừ 1 lượt trong 100 lượt của tháng và hiện ngay email, số điện thoại và WhatsApp người mua. RFQ đã mở khoá xem lại bao nhiêu lần cũng không tốn thêm lượt.
   • Đọc kỹ mô tả trước khi mở khoá: nếu quy cách hoặc số lượng không phù hợp năng lực, hãy để dành lượt cho RFQ khác.
   • Sau khi mở, người mua tự động được thêm vào mục Khách hàng (cột Data, nguồn RFQ). Bấm vào số WhatsApp để mở WhatsApp trên máy bạn và nhắn ngay — cuộc trò chuyện này diễn ra trên WhatsApp của bạn, chỉ hiện trong Hộp thư ViRFQ khi bạn nhắn từ chính số đã kết nối với ViRFQ.

   

2. 2

   Bước 2: Số lượt còn lại trong tháng hiện ở ô RFQ đã mở trên trang Tổng quan. Lượt được cấp lại vào đầu mỗi tháng của gói (tính từ ngày kích hoạt), lượt không dùng hết không cộng dồn sang tháng sau.

Bảng tin công khai và thông báo RFQ mới

1. 1

   Bước 1: Bảng tin RFQ cũng có bản công khai tại virfq.com/vi/rfq cho người chưa đăng nhập: xem được mô tả nhưng dòng Xem thông tin liên hệ (1) sẽ dẫn tới đăng nhập hoặc mua gói. RFQ mới đăng chỉ hiện ở bản công khai sau 4 giờ — trong 4 giờ đó chỉ khách gói Nền tảng nhìn thấy.

   • Bạn nhận email khi có RFQ mới đúng ngành hàng đã khai trong Hồ sơ doanh nghiệp. Khai đúng ngành hàng để không bỏ lỡ.

   

Marketplace tại virfq.com/vi/marketplace là nơi người mua quốc tế tìm sản phẩm và nhà xuất khẩu Việt Nam. Bạn không phải làm gì thêm để có mặt ở đây: hồ sơ doanh nghiệp và trang sản phẩm đã duyệt tự động xuất hiện. Bài này giúp bạn nhìn Marketplace bằng mắt người mua để biết cần hoàn thiện gì.

Người mua tìm như thế nào

1. 1

   Bước 1: Trang chính có ô tìm kiếm (1): người mua gõ tên hàng, tên công ty hoặc quy cách rồi bấm Tìm (2). Kết quả hiện sản phẩm và nhà xuất khẩu khớp nhất. Bên dưới là các sản phẩm đang được quảng bá (3), hồ sơ nhà xuất khẩu và yêu cầu báo giá đang mở.

   • Tìm kiếm khớp cả tên viết có dấu và không dấu, tên tiếng Anh của sản phẩm và tên công ty — vì vậy hãy đặt tên sản phẩm đúng như người mua sẽ gõ.

   

2. 2

   Bước 2: Trang Nhà xuất khẩu liệt kê mọi hồ sơ đã duyệt. Người mua tìm theo tên (1), dùng Bộ lọc (2) theo ngành hàng, tỉnh thành, Incoterms và mở Xem hồ sơ (3). Hồ sơ có huy hiệu Đã xác minh hiện dòng "Đã xác minh · tháng…" ngay trên thẻ.

   

3. 3

   Bước 3: Trang Sản phẩm là nơi người mua so sánh quy cách. Trong Bộ lọc (1) có ngành hàng, tỉnh thành, Incoterms, chứng nhận và ô Đã xác minh — chỉ giữ lại sản phẩm của nhà cung cấp có huy hiệu. Trên mỗi thẻ, người mua bấm Gửi RFQ (2) để hỏi giá hoặc WhatsApp để nhắn ngay cho bạn.

   

4. 4

   Bước 4: Trên điện thoại, Marketplace gọn thành một cột với ô tìm kiếm ở đầu; phần lớn người mua quốc tế xem trên điện thoại nên ảnh sản phẩm cần rõ và tên cần ngắn.

   

Để hồ sơ của bạn xuất hiện tốt hơn

• Hoàn thiện hồ sơ 100% và tạo ít nhất 3 trang sản phẩm đủ 5 ảnh — hồ sơ đầy đủ được xếp trước hồ sơ trống.
• Nhận huy hiệu Đã xác minh — nhiều người mua bật bộ lọc này đầu tiên.
• Tên sản phẩm theo quy cách (ví dụ "Hạt điều W320", "Tiêu đen 500g/l") thay vì tên chung chung.
• Số WhatsApp đã kết nối — nút WhatsApp trên thẻ sản phẩm đưa khách vào Hộp thư của bạn, trợ lý trả lời ngay cả ngoài giờ.

Nancy là trợ lý phân tích dữ liệu xuất khẩu hải quan của Việt Nam trong 18 tháng gần nhất. Bạn hỏi bằng tiếng Việt thường ngày — "nước nào nhập tiêu đen nhiều nhất", "giá cà phê Robusta gần đây", "buyer nào ở Ấn Độ đang nhập hạt điều" — Nancy trả lời bằng số liệu thật kèm bảng và gợi ý câu hỏi tiếp theo. Với gói Nền tảng, câu hỏi không giới hạn; riêng việc mở tên người mua có hạn mức 300 tên mỗi tháng.

Đặt câu hỏi

1. 1

   Bước 1: Vào Trợ lý dữ liệu Nancy ở cột trái, bấm Câu hỏi mới (1). Gõ câu hỏi vào ô (2) và nhấn Enter. Chip Ngành (3) cho Nancy biết bạn đang hỏi về mặt hàng nào — đổi ngành khi cần. Chưa biết hỏi gì? Bấm một gợi ý (4). Góc phải là hạn mức mở tên buyer đã dùng trong tháng (5).

   • Cột trái lưu lịch sử hội thoại theo ngày; bấm vào để đọc lại hoặc hỏi tiếp trong cùng ngữ cảnh.
   • Hỏi cụ thể sẽ được trả lời tốt hơn: nêu mặt hàng, thị trường và khoảng thời gian (ví dụ "6 tháng gần nhất").

   

2. 2

   Bước 2: Nancy trả lời trong vài giây. Dòng Đang áp dụng (1) nhắc lại bộ lọc đã hiểu (ngành, thị trường, thời gian) và số lô hàng tìm thấy. Bảng kết quả (2) xếp theo kim ngạch. Cuối câu trả lời có nút Sao chép để dán vào báo cáo và các câu hỏi tiếp theo Nancy gợi ý.

   • Nếu Nancy hiểu chưa đúng ý (ví dụ nhầm thị trường), hỏi lại ngay bên dưới — Nancy giữ ngữ cảnh của cuộc trò chuyện.

   

3. 3

   Bước 3: Trên điện thoại, lịch sử hội thoại ẩn vào nút menu; ô câu hỏi nằm cố định phía dưới.

   

Tìm và mở tên người mua

Hỏi "buyer nào đang nhập [mặt hàng] nhiều" hoặc bấm gợi ý nhóm Buyer, Nancy liệt kê những công ty nhập khẩu với kim ngạch, số lô và giá bình quân — nhưng tên công ty được che. Bấm biểu tượng ổ khoá cạnh một dòng để mở tên: trừ 1 trong 300 lượt của tháng. Tên đã mở trong tháng xem lại không tốn lượt. Từ tên công ty, bạn tự tìm thông tin liên hệ hoặc hỏi Nancy "kiểm tra cho tôi khách [tên]" để biết lịch sử nhập hàng của họ từ Việt Nam.

Mục Khách hàng gom mọi người mua đã liên hệ với bạn — từ WhatsApp, từ RFQ đã mở khoá, từ form trên trang sản phẩm hay bạn tự thêm — vào một bảng theo dõi tiến độ (pipeline). Mỗi khách là một thẻ; kéo thẻ qua các cột Data → Đã liên hệ → Tiềm năng → Đàm phán → Chốt khi thương vụ tiến triển. Khách mới từ WhatsApp và RFQ được thêm tự động.

Bảng Kanban

1. 1

   Bước 1: Vào Khách hàng ở cột trái. Chọn pipeline (1) — mặc định "Bán hàng xuất khẩu" — và chế độ Kanban (2). Lọc theo Nguồn (3: RFQ, Form, WhatsApp, Tự tìm kiếm), quốc gia, bước, hoặc bật Đang nguội để thấy khách lâu chưa tương tác. Bấm Thêm Data (4) để tự thêm một khách bạn tìm được ngoài ViRFQ.

   • Mỗi thẻ hiện tên, công ty, quốc gia, mặt hàng quan tâm, giá trị ước tính và nhãn nguồn. Nhãn Nguội xuất hiện khi khách im lặng nhiều ngày — hãy nhắn lại, hoặc bấm dấu × trên thẻ để bỏ khách kèm lý do.
   • Dòng tổng phía trên cho biết bao nhiêu khách ở mỗi bước, tổng giá trị pipeline và số đơn chốt trong 30 ngày.
   • Kéo thả thẻ giữa các cột (5) để cập nhật bước. Muốn thêm bước riêng, bấm + Thêm cột.

   

2. 2

   Bước 2: Bấm vào một thẻ để mở chi tiết khách: thông tin liên hệ, sản phẩm và số lượng lấy từ chat/RFQ, bước hiện tại, lịch sử. Bấm Mở WhatsApp (1) để nhắn ngay; điền giá trị ước tính (2) để báo cáo tính đúng; Thêm ghi chú (3) nội bộ cho đồng nghiệp.

   • Khi chốt được đơn, kéo thẻ sang cột Chốt và nhập giá trị đơn — số này đi vào ô "Đã chốt" trên Tổng quan và báo cáo quảng cáo.

   

3. 3

   Bước 3: Chế độ Bảng (1) liệt kê mọi khách dạng bảng để lọc, sắp xếp nhanh; Báo cáo (2) cho thấy tỷ lệ chuyển đổi giữa các bước, bước rơi nhiều nhất và giá trị đơn trung bình.

   

4. 4

   Bước 4: Trên điện thoại, các cột xếp thành danh sách; vuốt ngang để chuyển cột.

   

Người mua quốc tế thích nhắn WhatsApp hơn email. ViRFQ đưa số WhatsApp của công ty bạn lên nền tảng: mọi tin nhắn vào Hộp thư chung, trợ lý tự trả lời ngay cả nửa đêm bằng đúng bảng giá và thông tin bạn khai, thu thập nhu cầu (mặt hàng, số lượng, cảng đến) rồi báo cho bạn khi khách đã sẵn sàng nhận báo giá. Tin nhắn được dịch hai chiều nên bạn đọc và trả lời bằng tiếng Việt.

Kết nối số WhatsApp

1. 1

   Bước 1: Vào WhatsApp › Trả lời tự động. Khi chưa kết nối, mục 1 · Số WhatsApp (1) báo Chưa có số WhatsApp nào được kết nối (2) và trợ lý ở trạng thái Đang tắt (3). Việc kết nối số được đội ngũ ViRFQ làm cùng bạn trong buổi onboard sau khi mua gói: bạn đăng nhập Facebook của công ty trong cửa sổ của Meta, chọn hoặc tạo tài khoản WhatsApp Business và xác minh số bằng mã SMS/cuộc gọi — mất khoảng 15 phút.

   • Chuẩn bị trước: số điện thoại của công ty đang dùng ứng dụng WhatsApp Business (bản mới nhất, trên điện thoại cầm SIM) và tài khoản Facebook có quyền quản trị trang/công ty. Kết nối theo chế độ dùng chung: bạn vẫn nhắn trên điện thoại như cũ, tin hai chiều đều hiện trong Hộp thư. Số đang dùng WhatsApp cá nhân cần chuyển sang WhatsApp Business trước (giữ nguyên số), hoặc dùng một số mới chỉ chạy qua ViRFQ.
   • Mỗi công ty kết nối một số; nhân viên sale dùng chung số đó.
   • Đặt lịch onboard qua nút Liên hệ hỗ trợ hoặc hotline ở chân trang.

   

Hộp thư

1. 1

   Bước 1: Thẻ Hội thoại (1) liệt kê mọi cuộc trò chuyện, mới nhất trên cùng, kèm nhãn trạng thái (Đủ thông tin báo giá, Cần hỗ trợ, Đã chốt RFQ…). Thẻ Thông báo (2) gom việc cần bạn xử lý. Ô tìm kiếm (3) tìm theo số hoặc nội dung. Trong một hội thoại, công tắc Bot trả lời / Tôi trả lời (4) quyết định ai đang trả lời khách này; Dịch: Nhận + Gửi (5) bật dịch hai chiều. Cột phải là Thông tin deal (6) rút ra từ chat: sản phẩm, số lượng, cảng đến, bước hiện tại. Gõ vào ô soạn tin (7) để trả lời.

   • Tin bạn gõ tiếng Việt được dịch sang ngôn ngữ của khách trước khi gửi khi bật Dịch: Nhận + Gửi; bạn xem trước bản dịch rồi mới gửi.
   • Bấm Tôi trả lời khi bạn muốn tự chat; trợ lý im lặng cho tới khi bạn bật lại Bot trả lời.
   • Ghim hội thoại quan trọng bằng biểu tượng ghim; đổi bước deal ngay ở cột phải — thay đổi đồng bộ với mục Khách hàng.

   

2. 2

   Bước 2: Gõ số hoặc từ khoá vào ô tìm kiếm (1) để lọc nhanh, ví dụ tìm mọi khách hỏi "dragon fruit". Bấm vào hàng (2) để mở hội thoại.

   

3. 3

   Bước 3: Thẻ Thông báo (1) liệt kê các sự kiện trợ lý gửi cho bạn: khách cần hỗ trợ, khách đã đủ thông tin để báo giá, khách hỏi chủ đề bị cấm. Bấm vào một thông báo để nhảy tới đúng hội thoại.

   

4. 4

   Bước 4: Trên điện thoại, danh sách và khung chat tách thành hai màn; bấm mũi tên để quay lại danh sách.

   

Cài đặt trợ lý trả lời tự động

1. 1

   Bước 1: Trong Hộp thư bấm biểu tượng cài đặt, hoặc vào WhatsApp › Trả lời tự động. Mục 1 · Số WhatsApp (1) có công tắc bật/tắt trợ lý cho cả số (2). Mục 2 · Trợ lý biết những gì: bấm Import từ hồ sơ & sản phẩm (3) để nạp thông tin công ty và sản phẩm, rồi điền Bảng giá (4) và Kiến thức của bạn (5) — điều kiện thanh toán, cảng, thời gian giao, những câu khách hay hỏi.

   • Trợ lý chỉ trả lời từ nội dung trong hai ô này. Ưu tiên: kiến thức bạn viết › bảng giá › thông tin import. Muốn trợ lý báo giá, giá phải nằm ở ô Bảng giá.
   • Bạn có thể nhập kiến thức từ file .txt/.md. Giới hạn 20.000 ký tự — viết ngắn, đúng trọng tâm.

   

2. 2

   Bước 2: Mục 3 · Trợ lý KHÔNG được nói gì: bật Không nói giá (1), không nói thời gian giao hay điều khoản thanh toán nếu bạn muốn tự trả lời những phần đó. Nút Tắt trợ lý cho toàn bộ khách cũ (2) giữ nguyên các cuộc trò chuyện bạn đang tự chăm trước khi kết nối. Mục 4 (3) chọn cách xử lý khi khách hỏi điều trợ lý chưa biết: cứ hỏi thêm để chốt, hoặc chuyển ngay cho bạn. Bấm Lưu (4) sau khi đổi.

   • Những chủ đề an toàn (khách đòi gặp người thật, khiếu nại, câu hỏi pháp lý) luôn được chuyển cho bạn dù cài thế nào.

   

3. 3

   Bước 3: Khối Nhắc lại khi khách im (1) cho trợ lý tự nhắn nhắc sau vài giờ khi khách không trả lời — bật hoặc tắt tuỳ ý. Mục 5 · Ngôn ngữ dịch (2) chọn ngôn ngữ bạn muốn đọc trong Hộp thư; tin khách viết tiếng gì cũng được dịch sang ngôn ngữ này.

   

4. 4

   Bước 4: Mục 6 · Ảnh & video: bấm Tải lên ảnh/video (1) để thêm ảnh xưởng, ảnh hàng, video đóng gói — trợ lý gửi đúng ảnh khi khách hỏi. Ảnh gắn theo từng sản phẩm được quản lý ở mục Sản phẩm; ảnh nhà máy lấy từ Hồ sơ doanh nghiệp.

   

Cách hiệu quả nhất để có người mua nhắn tin là chạy quảng cáo Click-to-WhatsApp trên Facebook/Instagram cho trang sản phẩm. Bạn tự chạy quảng cáo bằng tài khoản Meta của mình và trả tiền trực tiếp cho Meta — ViRFQ không giữ ngân sách quảng cáo. Gói Nền tảng gồm hỗ trợ thiết lập chiến dịch và trang theo dõi: kết nối tài khoản quảng cáo, ViRFQ ghép mỗi tin nhắn WhatsApp với quảng cáo đã tạo ra nó, rồi theo tới pipeline và đơn chốt.

Kết nối tài khoản quảng cáo

1. 1

   Bước 1: Vào Quảng cáo ở cột trái. Lần đầu, bấm nút kết nối (1): đăng nhập Facebook của người quản trị tài khoản quảng cáo, cho phép ViRFQ *đọc* số liệu quảng cáo, rồi chọn tài khoản quảng cáo muốn theo dõi. ViRFQ chỉ đọc số liệu — không tạo, không sửa, không tiêu tiền trong tài khoản của bạn. Nếu trang Quảng cáo chưa hiện nút kết nối, tính năng chưa được mở cho tài khoản của bạn — bấm Liên hệ hỗ trợ để đội ngũ bật.

   • Có thể kết nối nhiều tài khoản quảng cáo; số liệu gộp hoặc xem riêng từng tài khoản.

   

Đọc trang Quảng cáo

1. 1

   Bước 1: Sau khi kết nối, số liệu đồng bộ theo lịch; bấm Đồng bộ lại (1) để lấy số mới. Chọn tài khoản (2) và khoảng thời gian. Năm ô số: Chi tiêu, Tin nhắn từ ads, Chi phí / tin nhắn (3), Khách vào pipeline (4) và Đơn chốt từ ads. Bấm Xem khách trong Pipeline (5) để mở đúng những khách đến từ quảng cáo.

   • Khối Từ tiền quảng cáo đến đơn hàng là phễu: hiển thị → lượt nhấp → tin nhắn WhatsApp → khách vào pipeline → đơn chốt. Nhìn bậc nào tụt mạnh để biết cần sửa quảng cáo hay sửa cách trả lời.
   • Biểu đồ theo ngày so tiền chi và số tin; ngày nào chi nhiều mà ít tin là dấu hiệu quảng cáo hoặc trang sản phẩm chưa hấp dẫn.

   

2. 2

   Bước 2: Bảng Chiến dịch (1) liệt kê từng chiến dịch với chi tiêu, hiển thị, CTR, tin nhắn, chi phí mỗi tin, tổng khách và chi phí mỗi khách. Sắp xếp theo Chi phí / tin (2) để thấy chiến dịch nào rẻ nhất; bấm mũi tên để xem từng nhóm quảng cáo.

   

ViRFQ bán một gói duy nhất — gói Nền tảng — với ba kỳ hạn. Gói mở toàn bộ công cụ: 100 lượt mở thông tin liên hệ RFQ mỗi tháng, trợ lý dữ liệu Nancy, hồ sơ và trang sản phẩm, trợ lý WhatsApp trả lời người mua, theo dõi quảng cáo Meta, pipeline khách hàng và xem RFQ mới sớm 4 giờ. Giá đã gồm VAT, không thu hoa hồng trên đơn hàng.

Chọn kỳ hạn

1. 1

   Bước 1: Mở virfq.com/vi/pricing. Bấm thẻ kỳ hạn (1) để xem giá và số tháng được tặng (2). Bấm Mua kỳ 6 tháng (3) — hoặc kỳ bạn chọn — để sang trang thanh toán. Chưa đăng nhập thì hệ thống đưa bạn qua trang đăng nhập rồi quay lại đúng gói.

   • Gói không tự gia hạn và không tự trừ tiền. Mua kỳ mới khi gói còn hạn thì thời gian mới được cộng nối vào hạn hiện tại.

   

Thanh toán

1. 1

   Bước 1: Trang thanh toán nhắc lại kỳ hạn đã chọn (1) và tổng tiền đã gồm VAT (2). Chọn cách trả: Chuyển khoản ngân hàng (3) cho công ty tại Việt Nam, hoặc Thẻ quốc tế (4).

   • Chuyển khoản: quét mã VietQR bằng ứng dụng ngân hàng hoặc chuyển tay theo số tài khoản hiện trên màn hình. Giữ nguyên nội dung chuyển khoản — đó là mã để hệ thống nhận ra bạn. Tiền về là gói kích hoạt tự động, thường trong vài phút.
   • Thẻ quốc tế: thanh toán qua cổng Stripe, gói kích hoạt ngay khi thẻ được chấp nhận.
   • Cần hỗ trợ trong lúc thanh toán? Bấm Liên hệ hỗ trợ ngay trên trang.

   

Xem gói, lịch sử thanh toán và hoá đơn

1. 1

   Bước 1: Vào Account ở cột trái, thẻ Thanh toán (1). Khối Gói hiện tại (2) cho biết gói và ngày hết hạn; Nâng cấp (3) đưa bạn về bảng giá để mua kỳ mới. Bên dưới là Lịch sử thanh toán (4) với mã giao dịch và trạng thái từng lần.

   

2. 2

   Bước 2: Để nhận hoá đơn điện tử, mở thẻ Hoá đơn (1), điền tên công ty pháp lý (2), mã số thuế (3), địa chỉ xuất hoá đơn và email kế toán, rồi bấm Lưu thông tin hoá đơn (4). Hoá đơn được xuất theo thông tin này cho các lần thanh toán sau.

   

Thông tin cá nhân và bảo mật

1. 1

   Bước 1: Thẻ Thông tin cá nhân (1): sửa tên liên hệ (2), tên doanh nghiệp, số điện thoại, WhatsApp và quốc gia rồi bấm Lưu thông tin (3). Email đăng nhập không đổi được — liên hệ hỗ trợ nếu cần.

   

2. 2

   Bước 2: Thẻ Bảo mật (1): nhập mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới hai lần (2) và bấm Đổi mật khẩu (3). Mọi thiết bị khác sẽ bị đăng xuất.

   

Tài khoản nhân viên (Đội ngũ)

Gói Nền tảng có 3 chỗ tính cả tài khoản chủ — tức là bạn tạo thêm được 2 tài khoản nhân viên sale. Nhân viên đăng nhập bằng email riêng, dùng chung gói và dữ liệu công ty, nhưng chỉ thấy phần việc với khách: Tổng quan, Nancy, Bảng tin RFQ, Khách hàng và Hộp thư WhatsApp. Các mục về tiền, hồ sơ công ty, sản phẩm và cài đặt trợ lý chỉ chủ tài khoản mới thấy.

1. 1

   Bước 1: Vào Đội ngũ ở cột trái. Bấm Thêm nhân viên (1). Khối Chia lead tự động (2) quyết định khách mới được giao cho ai: sale mặc định của số WhatsApp, chia đều vòng tròn, hoặc để trống cho chủ giao tay.

   

2. 2

   Bước 2: Điền họ tên (1) và email đăng nhập (2) của nhân viên. Mật khẩu tạm có thể để trống để hệ thống tự tạo. Bấm Tạo tài khoản (3) — mật khẩu tạm hiện một lần duy nhất, hãy chép và gửi riêng cho nhân viên.

   

3. 3

   Bước 3: Lần đầu đăng nhập, nhân viên được yêu cầu đổi mật khẩu tạm: nhập mật khẩu tạm và mật khẩu mới (1) rồi bấm Đổi mật khẩu (2). Xong bước này mới vào được bảng điều khiển.

   

4. 4

   Bước 4: Sau đó nhân viên thấy bảng điều khiển rút gọn: thanh bên (1) chỉ còn các mục làm việc với khách. Chủ tài khoản có thể vô hiệu hoá một nhân viên bất kỳ lúc nào trong trang Đội ngũ; khách và hội thoại của người đó được bàn giao cho người khác hoặc về chủ.

   

Phần này dành cho người mua (nhà nhập khẩu) muốn nhận báo giá từ nhà xuất khẩu Việt Nam, và gom các câu hỏi chung mà cả hai phía hay hỏi. Nhà xuất khẩu đọc để hiểu người mua đi qua những bước nào trước khi RFQ xuất hiện trên bảng tin.

Người mua gửi yêu cầu báo giá

1. 1

   Bước 1: Người mua mở virfq.com/vi/submit-rfq — yêu cầu chung gửi tới mọi nhà xuất khẩu phù hợp. Bước 1: tên sản phẩm (1), danh mục, số lượng (2) và đơn vị, thông số kỹ thuật, Incoterm, cảng đến, điều khoản thanh toán, thời gian giao. Bước 2 (3): họ tên, công ty, quốc gia, email và số WhatsApp. Bấm Gửi yêu cầu báo giá (4). Không cần tạo tài khoản.

   • Sau khi gửi, người mua nhận email kèm mã để xác minh yêu cầu. ViRFQ đồng thời nhắn WhatsApp để xác nhận. RFQ được xác minh và chấm điểm mới xuất hiện trên bảng tin cho nhà xuất khẩu.
   • Thông tin liên hệ của người mua không hiển thị công khai — chỉ nhà xuất khẩu có gói và chủ động mở khoá mới thấy.
   • Khác với nút Gửi RFQ trên một trang sản phẩm: yêu cầu đó gửi riêng cho nhà xuất khẩu ấy (vào mục Khách hàng của họ kèm email báo), không cần mã xác minh và không lên bảng tin chung.

   

2. 2

   Bước 2: Người mua tạo tài khoản (chọn vai trò Người mua khi đăng ký) sẽ có bảng điều khiển riêng liệt kê các RFQ đã gửi: trạng thái duyệt và số nhà xuất khẩu đã mở thông tin liên hệ. Báo giá không hiện ở đây — nhà xuất khẩu liên hệ thẳng qua email/WhatsApp người mua đã khai.

   

Nhận hỗ trợ

1. 1

   Bước 1: Mọi vướng mắc gửi qua trang Liên hệ (virfq.com/vi/contact) hoặc gọi số hotline ở chân trang. Khách gói Nền tảng có thể đặt lịch tư vấn 15 phút với đội ngũ ViRFQ ngay từ trang bảng giá.

   

Câu hỏi chung về ViRFQ