1. Giới thiệu
Tài liệu này quy định mối quan hệ và trách nhiệm giữa các bên trong các giao dịch thương mại được kết nối thông qua nền tảng ViRFQ. Vui lòng đọc kỹ trước khi liên hệ với buyers hoặc thực hiện bất kỳ giao dịch nào.
Lưu ý quan trọng: ViRFQ là nền tảng kết nối thông tin, KHÔNG phải bên tham gia giao dịch giữa buyers và sellers.
2. Vai trò của ViRFQ
2.1. Những gì ViRFQ làm
- Thu thập và duyệt thông tin RFQ từ buyers quốc tế trước khi đăng
- Cung cấp thông tin liên hệ của buyers cho sellers (theo gói dịch vụ)
- Lưu trữ hồ sơ công ty, trang sản phẩm của sellers và cung cấp công cụ như hộp thư WhatsApp, trợ lý dữ liệu hải quan Trade-AI
- Cấp nhãn Verified dựa trên hồ sơ giấy tờ sau khi thẩm định thủ công đăng ký kinh doanh và bằng chứng xuất khẩu
- Hỗ trợ kỹ thuật trong việc sử dụng nền tảng
2.2. Những gì ViRFQ KHÔNG làm
- KHÔNG tham gia vào bất kỳ giao dịch thương mại nào
- KHÔNG đàm phán, ký kết hợp đồng thay cho các bên
- KHÔNG xử lý thanh toán giữa buyers và sellers
- KHÔNG vận chuyển, giao hàng hoặc kiểm tra chất lượng
- KHÔNG bảo lãnh, bảo đảm hoặc bảo hiểm giao dịch
- KHÔNG giải quyết tranh chấp thương mại giữa các bên
- KHÔNG chịu trách nhiệm về kết quả giao dịch
2.3. Tuyên bố miễn trừ
ViRFQ hoạt động với vai trò trung lập, cung cấp thông tin và kết nối. Chúng tôi không kiểm soát và không chịu trách nhiệm về các giao dịch, đàm phán, hoặc bất kỳ thỏa thuận nào giữa buyers và sellers.
3. Trách nhiệm của Buyer
Khi đăng RFQ và giao dịch qua nền tảng, buyers có trách nhiệm:
3.1. Về thông tin RFQ
- Cung cấp thông tin nhu cầu mua hàng trung thực, chính xác
- Nêu rõ yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng
- Cập nhật khi nhu cầu thay đổi hoặc đã được đáp ứng
- Không đăng RFQ giả, spam hoặc lừa đảo
3.2. Về giao dịch
- Xem xét kỹ tất cả offers từ sellers trước khi quyết định
- Thực hiện due diligence về seller (xác minh công ty, năng lực)
- Đàm phán và ký kết hợp đồng rõ ràng, đầy đủ điều khoản
- Thanh toán đúng hạn theo thỏa thuận
- Tuân thủ quy định nhập khẩu của nước mình
4. Trách nhiệm của Seller (Nhà xuất khẩu)
Khi sử dụng thông tin RFQ và giao dịch với buyers, sellers có trách nhiệm:
4.1. Về thông tin công ty
- Cung cấp thông tin doanh nghiệp chính xác, cập nhật
- Đảm bảo có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu của buyers
- Không giả mạo chứng nhận, giấy phép xuất khẩu
- Có đầy đủ giấy phép kinh doanh và xuất khẩu theo quy định
4.2. Về giao tiếp
- Liên hệ chuyên nghiệp, lịch sự với buyers
- Không spam, gửi email hàng loạt không liên quan
- Phản hồi kịp thời các yêu cầu của buyers
- Không sử dụng thông tin buyers cho mục đích khác
4.3. Về giao dịch
- Cung cấp báo giá trung thực, đầy đủ chi phí
- Giao hàng đúng số lượng, chất lượng, thời gian cam kết
- Tuân thủ quy định xuất khẩu của Việt Nam
- Cung cấp đầy đủ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu
- Giải quyết thiện chí các vấn đề phát sinh
5. Thực hiện giao dịch
5.1. Quy trình khuyến nghị
- Liên hệ ban đầu: Gửi email giới thiệu công ty và năng lực
- Xác minh: Yêu cầu thông tin để xác minh lẫn nhau
- Báo giá: Gửi quotation chi tiết (giá, điều kiện, thời gian)
- Đàm phán: Thảo luận điều khoản, mẫu hàng nếu cần
- Hợp đồng: Ký kết Sales Contract với điều khoản rõ ràng
- Thanh toán: Thực hiện theo phương thức thỏa thuận
- Sản xuất & Giao hàng: Theo timeline đã cam kết
- Chứng từ: Cung cấp đầy đủ giấy tờ xuất nhập khẩu
5.2. Phương thức thanh toán phổ biến
- L/C (Letter of Credit): An toàn nhất, phù hợp giao dịch lớn
- T/T (Telegraphic Transfer): Phổ biến, thường đặt cọc 30-50%
- D/P, D/A: Thanh toán khi giao chứng từ hoặc chấp nhận hối phiếu
5.3. Incoterms phổ biến
- FOB: Người bán giao hàng lên tàu, người mua chịu phí vận chuyển
- CIF: Bao gồm giá hàng, bảo hiểm và cước phí đến cảng người mua
- CFR: Như CIF nhưng không bao gồm bảo hiểm
6. Giải quyết tranh chấp
6.1. Nguyên tắc
Tranh chấp phát sinh từ giao dịch giữa buyers và sellers được giải quyết trực tiếp giữa các bên, không thông qua ViRFQ. Chúng tôi không có thẩm quyền và không tham gia giải quyết tranh chấp thương mại.
6.2. Khuyến nghị giải quyết
- Đàm phán trực tiếp: Trao đổi thiện chí để tìm giải pháp
- Hòa giải: Nhờ bên thứ ba trung lập hòa giải
- Trọng tài: Giải quyết tại trung tâm trọng tài quốc tế (VIAC, ICC)
- Tòa án: Theo luật và tòa án có thẩm quyền quy định trong hợp đồng
6.3. Phòng tránh tranh chấp
- Ký hợp đồng chi tiết với điều khoản rõ ràng
- Quy định cụ thể về chất lượng, số lượng, thời gian
- Điều khoản phạt vi phạm và bồi thường
- Luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp
- Lưu giữ tất cả trao đổi, chứng từ giao dịch
7. Khuyến nghị bảo vệ quyền lợi
7.1. Dành cho Sellers
- Xác minh danh tính buyer trước khi gửi thông tin chi tiết
- Yêu cầu đặt cọc trước khi sản xuất đơn hàng lớn
- Sử dụng L/C cho đơn hàng giá trị cao với khách hàng mới
- Mua bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu
- Giữ bản sao tất cả hợp đồng, email, chứng từ
- Tham khảo tư vấn pháp lý khi cần
7.2. Cảnh báo lừa đảo
Hãy cảnh giác với các dấu hiệu sau:
- Buyer yêu cầu gửi hàng trước khi thanh toán đầy đủ
- Yêu cầu chuyển tiền qua kênh không chính thống
- Đơn hàng quá lớn với khách hàng mới, không đặt cọc
- Email từ domain lạ, không phải công ty chính thức
- Áp lực phải quyết định gấp, không cho thời gian xác minh
8. Liên hệ
Nếu bạn cần hỗ trợ về thông tin giao dịch, vui lòng liên hệ:
- Email: contact@virfq.com
- Báo cáo lừa đảo, lạm dụng: complaint@virfq.com hoặc Trung tâm khiếu nại
- Điện thoại: +84 866 696 212 (Thứ Hai – Thứ Sáu, 9:00 – 18:00)
Lưu ý: Chúng tôi chỉ hỗ trợ về việc sử dụng nền tảng, không tham gia giải quyết tranh chấp thương mại giữa các bên.