1. Giới thiệu
ViRFQ cam kết mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình sử dụng dịch vụ, ViRFQ sẽ giúp bạn giải quyết một cách nhanh chóng và công bằng.
Chúng tôi xem mọi khiếu nại là cơ hội để cải thiện dịch vụ và đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên.
Mã theo dõi, email kết quả và thời gian xử lý nêu trên trang này không áp dụng cho báo cáo gửi từ hộp thư WhatsApp, trừ mục tiêu xem xét lần đầu nêu ở mục 5.
2. Các loại khiếu nại được xử lý
2.1. Khiếu nại về dịch vụ ViRFQ
- Lỗi kỹ thuật, sự cố hệ thống
- Vấn đề về thanh toán, hóa đơn
- Quyền lợi gói dịch vụ không đúng
- Tài khoản bị khóa hoặc hạn chế sai
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém
2.2. Khiếu nại về người dùng khác
- Spam, quảng cáo không mong muốn
- Thông tin giả mạo, lừa đảo
- Vi phạm sở hữu trí tuệ
- Hành vi quấy rối, đe dọa
- Vi phạm điều khoản sử dụng
2.3. Khiếu nại về thông tin RFQ
- RFQ spam hoặc không có thật
- Thông tin liên hệ không chính xác
- RFQ trùng lặp
- Nội dung không phù hợp
2.4. Khiếu nại KHÔNG thuộc phạm vi
Chúng tôi không xử lý tranh chấp về:
- Giao dịch trực tiếp giữa sellers và buyers
- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ của bên thứ ba
- Thanh toán, giao hàng giữa các bên
- Hợp đồng thương mại giữa các bên
3. Cách gửi khiếu nại
3.1. Qua Email (ưu tiên)
Gửi email đến complaint@virfq.com với các thông tin:
- Tiêu đề: [Khiếu nại] - [Loại vấn đề]
- Họ tên và email đăng ký tài khoản
- Mô tả chi tiết vấn đề
- Ngày/giờ xảy ra sự việc
- Bằng chứng (screenshot, email, v.v.)
- Kết quả mong muốn
3.2. Qua Form trực tuyến
Sử dụng biểu mẫu khiếu nại trực tuyến ở đầu trang. Điền đầy đủ các trường bắt buộc; mã theo dõi hiển thị ngay trên màn hình sau khi gửi — vui lòng lưu lại. Để bảo vệ bạn, chúng tôi không gửi email tự động tới địa chỉ nhập trong biểu mẫu; đội ngũ sẽ trả lời từ contact@virfq.com.
3.3. Qua điện thoại, thư hoặc trực tiếp
Hotline +84 866 696 212 (Thứ Hai – Thứ Sáu, 9:00 – 18:00). Bạn cũng có thể gửi thư hoặc đến trực tiếp trụ sở công ty trong cùng khung giờ:
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ VIRFQ
- Mã số doanh nghiệp (MST): 0111373222
- Ngày cấp: 30/01/2026 (đăng ký lần đầu); đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 15/09/2026
- Nơi cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp – Sở Tài chính Thành phố Hà Nội
- Địa chỉ trụ sở: Tầng 1 và Tầng 2 Gian hàng kinh doanh số SO15, Chung cư CT03 (A3) Dự án khu chức năng đô thị Thành phố Xanh - Vinhome Gardenia, Đường Hàm Nghi, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: +84 866 696 212
- Email: contact@virfq.com
- Website: virfq.com
- Thời gian làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu, 9:00 – 18:00
3.4. Lưu ý quan trọng
- Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ
- Đính kèm bằng chứng hỗ trợ (nếu có)
- Mỗi khiếu nại sẽ được cấp mã số để theo dõi
- Không gửi trùng lặp khiếu nại
4. Quy trình xử lý khiếu nại
Bước 1: Tiếp nhận
Chúng tôi ghi nhận khiếu nại và trả lời xác nhận trong vòng 1 ngày làm việc. Vui lòng ghi mã theo dõi (hiển thị trên màn hình với biểu mẫu trực tuyến, hoặc được cấp trong email trả lời với khiếu nại qua email) trong mọi trao đổi tiếp theo.
Bước 2: Phân loại
Khiếu nại được phân loại theo mức độ ưu tiên:
- Cao: Liên quan đến tài chính, bảo mật, lừa đảo
- Trung bình: Lỗi dịch vụ, quyền lợi gói
- Thấp: Góp ý, đề xuất cải thiện
Bước 3: Điều tra
Đội ngũ hỗ trợ sẽ xem xét thông tin, liên hệ các bên liên quan (nếu cần), và thu thập thêm bằng chứng.
Bước 4: Quyết định
Chúng tôi đưa ra quyết định dựa trên điều khoản sử dụng, bằng chứng thu thập, và nguyên tắc công bằng.
Bước 5: Thông báo kết quả
Bạn sẽ nhận được email thông báo kết quả xử lý và các hành động đã thực hiện.
5. Thời gian xử lý
| Loại khiếu nại | Thời gian xử lý |
|---|---|
| Lỗi kỹ thuật khẩn cấp | 24 giờ |
| Vấn đề thanh toán | 3 ngày làm việc |
| Xem xét lần đầu báo cáo gửi từ hộp thư WhatsApp | 24 giờ là mục tiêu chỉ cho lần xem xét đầu tiên |
| Vi phạm người dùng | 5 ngày làm việc |
| Khiếu nại về RFQ | 5 ngày làm việc |
| Sở hữu trí tuệ | 5-10 ngày làm việc |
| Các vấn đề khác | 7 ngày làm việc |
* Với khiếu nại không gửi từ hộp thư WhatsApp, thời gian có thể kéo dài hơn nếu cần điều tra thêm. Chúng tôi sẽ thông báo nếu cần thêm thời gian.
Với báo cáo gửi từ hộp thư WhatsApp, 24 giờ chỉ là mục tiêu cho lần xem xét đầu tiên; việc giải quyết báo cáo có thể lâu hơn. Loại báo cáo này không có mã theo dõi khiếu nại và chúng tôi không gửi email báo kết quả.
6. Biện pháp hỗ trợ giải quyết
Để xử lý khiếu nại chính xác và nhanh chóng, chúng tôi có thể:
- Tra cứu lịch sử giao dịch, chứng từ thanh toán và mã theo dõi liên quan đến khiếu nại
- Đối soát dữ liệu thanh toán với ngân hàng/đơn vị xử lý thanh toán khi khiếu nại liên quan đến giao dịch
- Tiếp nhận ảnh chụp màn hình, hình ảnh, hóa đơn hoặc chứng từ khác bạn cung cấp làm bằng chứng
- Phối hợp giữa bộ phận hỗ trợ, kế toán và kỹ thuật để đưa ra hướng xử lý
7. Leo thang khiếu nại
Nếu bạn không hài lòng với kết quả xử lý, bạn có thể leo thang khiếu nại:
Cấp 1: Đội hỗ trợ
Email: complaint@virfq.com (xử lý ban đầu)
Cấp 2: Xem xét lại
Trả lời email kết quả, hoặc gửi tới complaint@virfq.com với tiêu đề [Yêu cầu xem xét lại] + mã theo dõi, trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận kết quả. Một thành viên khác của đội ngũ sẽ xem xét lại quyết định.
Cấp 3: Ban lãnh đạo
Gửi email tới contact@virfq.com với tiêu đề [Leo thang] + mã theo dõi. Dành cho các trường hợp nghiêm trọng hoặc chưa được giải quyết thỏa đáng sau Cấp 2; ban lãnh đạo phản hồi trong vòng 10 ngày làm việc.
8. Quyền và nghĩa vụ của người khiếu nại
8.1. Quyền của bạn
Khi gửi khiếu nại, bạn có quyền:
- Được tiếp nhận và xem xét khiếu nại công bằng
- Nhận phản hồi trong thời gian cam kết
- Được cung cấp lý do quyết định
- Leo thang nếu không đồng ý kết quả
- Được bảo mật danh tính khi khiếu nại
- Không bị trả đũa vì khiếu nại hợp lệ
8.2. Nghĩa vụ của bạn
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và bằng chứng có thật
- Phối hợp với đội ngũ ViRFQ để xác minh sự việc khi được yêu cầu
- Không gửi khiếu nại trùng lặp hoặc không có căn cứ
8.3. Trường hợp ViRFQ có thể từ chối giải quyết
Chúng tôi có thể từ chối xử lý khiếu nại khi:
- Thông tin cung cấp sai sự thật hoặc không thể xác minh
- Không có căn cứ hợp lý hoặc bằng chứng hỗ trợ
- Người khiếu nại cố ý cung cấp bằng chứng giả mạo hoặc lợi dụng kênh khiếu nại để gian lận, vi phạm pháp luật (báo cáo về hành vi gian lận của người khác luôn được tiếp nhận)
- Vấn đề nằm ngoài phạm vi nêu tại Mục 2.4
Trường hợp không tự thương lượng được, tranh chấp sẽ được giải quyết bằng hòa giải hoặc đưa ra Tòa án có thẩm quyền tại Hà Nội, Việt Nam theo Mục 12 Điều khoản sử dụng.
9. Liên hệ
Bộ phận tiếp nhận khiếu nại ViRFQ:
- Email khiếu nại: complaint@virfq.com
- Email hỗ trợ: contact@virfq.com
- Form online: biểu mẫu khiếu nại ở đầu trang
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ VIRFQ
- Mã số doanh nghiệp (MST): 0111373222
- Ngày cấp: 30/01/2026 (đăng ký lần đầu); đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 15/09/2026
- Nơi cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp – Sở Tài chính Thành phố Hà Nội
- Địa chỉ trụ sở: Tầng 1 và Tầng 2 Gian hàng kinh doanh số SO15, Chung cư CT03 (A3) Dự án khu chức năng đô thị Thành phố Xanh - Vinhome Gardenia, Đường Hàm Nghi, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: +84 866 696 212
- Email: contact@virfq.com
- Website: virfq.com
- Thời gian làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu, 9:00 – 18:00