Có hiệu lực từ: 10/10/2026
1. Giới thiệu
ViRFQ (virfq.com) là nền tảng giúp nhà xuất khẩu nông sản Việt Nam ("Nhà xuất khẩu") tìm kiếm và quản lý người mua quốc tế ("Người mua") thông qua dữ liệu hải quan, hệ thống Yêu cầu báo giá (RFQ) và chăm sóc người mua qua WhatsApp. Chính sách bảo mật này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ thông tin khi bạn sử dụng nền tảng của chúng tôi.
Bên kiểm soát dữ liệu là Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ VIRFQ (mã số thuế 0111373222), địa chỉ Tầng 1 và Tầng 2, Toà A3 Dự án khu chức năng đô thị Thành phố Xanh - Vinhome Gardenia, Đường Hàm Nghi, Phường Từ Liêm, TP Hà Nội. Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP của Việt Nam, và theo GDPR đối với người dùng tại EU/Anh khi áp dụng.
Bằng việc sử dụng ViRFQ, bạn đồng ý với các điều khoản trong Chính sách bảo mật này. Vui lòng đọc kỹ trước khi cung cấp bất kỳ thông tin cá nhân nào.
2. Thu thập thông tin
2.1. Thông tin bạn cung cấp
Chúng tôi thu thập thông tin khi bạn:
- Đăng ký tài khoản Nhà xuất khẩu hoặc Người mua: Email, mật khẩu, họ tên, số điện thoại, tên công ty, loại tài khoản
- Đăng nhập bằng mã dùng một lần: mã gửi tới email của bạn và thời điểm sử dụng
- Được chủ tài khoản mời làm nhân viên: họ tên, email và không gian công ty bạn thuộc về
- Tạo hồ sơ công ty: Địa chỉ, quốc gia, ngành hàng kinh doanh, tài liệu xác minh (đăng ký kinh doanh, bằng chứng xuất khẩu)
- Gửi RFQ với vai trò Người mua: Họ tên, email, số điện thoại, WhatsApp, tên công ty, quốc gia và nội dung yêu cầu báo giá
- Nhắn tin với số WhatsApp đã kết nối của Nhà xuất khẩu: số điện thoại và nội dung tin nhắn của bạn (xem Mục 5)
- Thanh toán: Lịch sử giao dịch và thanh toán (thông tin thẻ do Stripe / ngân hàng của bạn giữ)
- Liên hệ hỗ trợ, đặt lịch tư vấn hoặc gửi khiếu nại: Nội dung tin nhắn, phản hồi
- Đăng ký tư vấn: họ tên, số điện thoại, email (nếu cung cấp), nội dung quan tâm
2.2. Thông tin tự động thu thập
- Địa chỉ IP và thông tin thiết bị
- Loại trình duyệt và hệ điều hành
- Trang đã truy cập và thời gian truy cập
- Hành vi sử dụng trên nền tảng (qua các công cụ phân tích và tiếp thị, xem Mục 9)
- Ứng dụng di động ViRFQ Seller: bản ghi về mỗi thiết bị đã đăng nhập (nền tảng, tên thiết bị, phiên bản ứng dụng, lần dùng gần nhất) và, nếu bạn cho phép thông báo, mã đẩy thông báo (push token). Mã này bị xoá khi máy chủ xác nhận bạn đã đăng xuất hoặc thiết bị bị thu hồi; nếu bạn đăng xuất lúc mất mạng hoặc khi dịch vụ gặp lỗi, yêu cầu được lưu lại để thử lại và mã có thể còn tồn tại cho tới khi thành công. Phần còn lại của bản ghi được giữ (đánh dấu đã đăng xuất) cho tới khi bạn xoá tài khoản; thiết bị bạn ngừng dùng mà chưa đăng xuất vẫn nhận thông báo cho tới khi phiên hết hạn (60 ngày sau lần kết nối cuối) hoặc bị thu hồi (ví dụ khi bạn đổi mật khẩu), và vẫn giữ bản ghi cùng mã đẩy tới khi bạn xoá tài khoản.
3. Sử dụng thông tin
Chúng tôi sử dụng thông tin của bạn để:
- Cung cấp và duy trì dịch vụ, bao gồm kết nối RFQ của Người mua với Nhà xuất khẩu phù hợp
- Xác minh danh tính, kiểm duyệt tài liệu xác minh và bảo mật tài khoản
- Gửi thông báo về RFQ phù hợp với ngành hàng của bạn
- Xử lý thanh toán và quản lý gói thuê bao, lượt mở khóa liên hệ của Nhà xuất khẩu
- Cải thiện và phát triển sản phẩm
- Hỗ trợ khách hàng
- Giữ an toàn cho nền tảng và xem xét báo cáo về nội dung lạm dụng, lừa đảo hoặc spam (xem mục 5)
- Gửi email marketing (có thể hủy đăng ký)
- Phân tích xu hướng và thống kê
4. Chia sẻ thông tin
Chúng tôi không bán thông tin cá nhân của bạn. Chúng tôi xử lý thông tin liên hệ của Người mua và chia sẻ dữ liệu như sau:
- Nhân viên ViRFQ được phân quyền: bộ phận hỗ trợ, kế toán và quản trị truy cập thông tin trong phạm vi cần thiết để vận hành dịch vụ
- Kiểm soát truy cập thông tin liên hệ Người mua: Thông tin liên hệ của Người mua (họ tên, email, số điện thoại, WhatsApp, công ty) gửi kèm RFQ không hiển thị công khaitrên marketplace. Thông tin này chỉ được tiết lộ cho Nhà xuất khẩu sau khi Nhà xuất khẩu đó hoàn tất một lượt "mở khóa" hợp lệ có trả phí cho RFQ cụ thể đó.
- Đối tác thanh toán: Stripe (thẻ quốc tế) và SePay (chuyển khoản ngân hàng/VietQR nội địa), để xử lý giao dịch
- Dịch vụ email: Resend, để gửi email giao dịch và thông báo
- Phân tích và tiếp thị: Google Analytics (GA4), theo dõi chuyển đổi Google Ads, Microsoft Clarity, Ahrefs Analytics, Meta Pixel và Meta Conversions API, để đo lưu lượng và hiệu quả quảng cáo (xem Mục 9)
- Giám sát lỗi: Sentry, để phát hiện và khắc phục sự cố kỹ thuật
- Thông báo đẩy (ứng dụng ViRFQ Seller): dịch vụ thông báo đẩy của Expo và cổng thông báo của Apple, Google, để gửi thông báo. Thông báo chứa tên khách (hoặc vài số cuối điện thoại) và, với tin nhắn đã qua kiểm tra an toàn, một đoạn xem trước nội dung chữ; nội dung bị đánh dấu hoặc chưa kiểm tra được thay bằng một dòng trung tính.
- Dịch AI: Anthropic (Claude), để dịch nội dung sản phẩm và hồ sơ giữa tiếng Việt và tiếng Anh. Anthropic lưu dữ liệu vào/ra của API tối đa 30 ngày để giám sát lạm dụng và không dùng để huấn luyện mô hình
- Nhắn tin WhatsApp: Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), để gửi và nhận tin nhắn WhatsApp cho hộp thư của Nhà xuất khẩu (xem Mục 5)
- Trợ lý AI dữ liệu thị trường: Anthropic (Claude), để xử lý câu hỏi bạn gửi cho Trợ lý AI trên marketplace và dashboard, và OpenAI, để tạo và chỉnh sửa hình ảnh bạn yêu cầu Trợ lý vẽ (nội dung chữ và ảnh bạn cung cấp cho việc đó; OpenAI lưu tối đa 30 ngày để giám sát lạm dụng và không dùng để huấn luyện) — vui lòng không nhập thông tin bí mật hoặc cá nhân vào các câu hỏi này
- Nhà cung cấp hạ tầng: Neon (cơ sở dữ liệu), Vercel (hosting) và Cloudflare (phân phối nội dung và lưu trữ tệp)
- Khi có yêu cầu pháp lý: Tuân thủ luật pháp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp
- Chuyển nhượng kinh doanh: Trong trường hợp sáp nhập hoặc mua lại
Các nhà cung cấp trên đóng vai trò bên xử lý dữ liệu (data processor) và chỉ truy cập thông tin cần thiết để thực hiện dịch vụ cho chúng tôi.
5. Nhắn tin WhatsApp Business
ViRFQ cung cấp cho Nhà xuất khẩu hộp thư tùy chọn kết nối với WhatsApp Business Platform. Khi Nhà xuất khẩu bật tính năng này cho số WhatsApp kinh doanh của họ, tin nhắn trao đổi với số đó được xử lý như sau:
- Xử lý tin nhắn: Tin nhắn đến và đi (văn bản, hình ảnh, sticker, tin thoại, video, tài liệu, vị trí, danh thiếp liên hệ, và metadata liên quan như số điện thoại, thời gian, trạng thái gửi) được truyền qua WhatsApp Business Platform của Meta và lưu trên hạ tầng của chúng tôi để Nhà xuất khẩu đọc và trả lời từ trang quản trị ViRFQ.
- Tin nhắn gửi thay Nhà xuất khẩu: Phản hồi từ số đã kết nối có thể do Nhà xuất khẩu tự soạn hoặc do trợ lý AI mà Nhà xuất khẩu cấu hình tạo tự động. Phản hồi tự động chỉ giới hạn trong thông tin Nhà xuất khẩu đã cung cấp và chịu các cơ chế kiểm soát do Nhà xuất khẩu thiết lập.
- Quyền gặp người thật: Nếu bạn đang trò chuyện với một số đã kết nối, bạn có thể yêu cầu gặp người thật bất cứ lúc nào; phản hồi tự động sẽ dừng cho cuộc trò chuyện đó cho đến khi Nhà xuất khẩu trực tiếp trả lời.
- Xử lý AI và dịch thuật: Nội dung tin nhắn có thể được xử lý bởi Anthropic (Claude, soạn phản hồi tự động — dữ liệu vào/ra được lưu tối đa 30 ngày để giám sát lạm dụng và không dùng để huấn luyện), OpenAI (kiểm tra tin nhắn chữ, hình ảnh, sticker, tên hồ sơ của khách gửi đến để tìm nội dung khiêu dâm, bạo lực, thù ghét, quấy rối và tự gây hại) và Cloudflare Workers AI (dịch tin nhắn) với vai trò bên xử lý dữ liệu. Tin nhắn hoặc hình ảnh bị đánh dấu được che cho tới khi Nhà xuất khẩu chạm để xem, còn tên hồ sơ bị đánh dấu được thay bằng số điện thoại. Việc kiểm tra chỉ ở mức cố gắng: có thể bỏ sót, không tìm spam, lừa đảo, đường link phishing hay mã độc, và không áp dụng cho tin thoại, video, tài liệu, vị trí hay danh thiếp liên hệ. Theo điều khoản API của các nhà cung cấp này, nội dung tin nhắn không được dùng để huấn luyện mô hình của họ.
- Chặn và báo cáo: Một lượt chặn lưu số WhatsApp của khách, tài khoản đã chặn và thời gian. Một báo cáo còn lưu thêm lý do, ghi chú (nếu có) và tài khoản đã báo cáo. Khi có báo cáo, nhân viên ViRFQ được phân quyền sẽ đọc hội thoại bị báo cáo, kể cả tệp đính kèm, để xem xét. Khi chủ tài khoản công ty bị xoá, danh sách khách bị chặn của công ty bị xoá và ghi chú trên các báo cáo được gỡ bỏ; bản ghi báo cáo (số của khách, lý do, thời gian) được giữ tối đa 24 tháng kể từ khi gửi báo cáo, sau đó tự động xoá. Khi một nhân viên bị xoá, báo cáo, ghi chú và danh sách chặn của công ty vẫn ở lại với công ty, ghi nhận dưới tên chủ tài khoản.
- Lưu trữ hội thoại: Lịch sử hội thoại được lưu trong thời gian hộp thư của Nhà xuất khẩu còn hoạt động để hai bên giữ được ngữ cảnh. Bạn có thể yêu cầu truy cập hoặc xóa tin nhắn của mình qua mục liên hệ bên dưới.
Bản thân WhatsApp do Meta Platforms, Inc. vận hành và chịu điều chỉnh bởi điều khoản cùng chính sách quyền riêng tư riêng của Meta, bên cạnh chính sách này.
6. Dữ liệu quảng cáo Meta và Trang Facebook
Nhà xuất khẩu có thể tự nguyện kết nối tài khoản quảng cáo Meta (Facebook) của chính mình với ViRFQ để xem kết quả quảng cáo ngay trong trang quản trị ViRFQ. Việc kết nối là tùy chọn và có thể ngắt bất cứ lúc nào.
- Kết nối cơ bản: chỉ
ads_read— quyền CHỈ ĐỌC. Với quyền này ViRFQ không thể tạo, sửa, tạm dừng hay chi tiêu trên chiến dịch của bạn. ViRFQ không bao giờ truy cập được phương thức thanh toán của bạn. - Chế độ quản lý (tuỳ chọn): nếu bạn chọn thêm cho phép ViRFQ quản lý quảng cáo và Trang Facebook, chúng tôi xin thêm các quyền
ads_management,pages_show_list,pages_read_engagement,read_insights,pages_manage_postsvàpages_manage_ads. Khi đó ViRFQ CHỈ thao tác trên tài khoản quảng cáo và Trang bạn đã chọn, và CHỈ khi bạn yêu cầu: tạm dừng hoặc bật lại chiến dịch, đổi ngân sách ngày, tạo quảng cáo cho Trang (luôn tạo ở trạng thái tạm dừng — không tiêu tiền cho tới khi bạn bấm bật), đăng, hẹn giờ, sửa hoặc xoá bài trên Trang. Mọi thay đổi có thể làm tăng chi tiêu đều bị từ chối nếu vượt trần chi tiêu trong ngày mà bạn đặt cho tài khoản quảng cáo đó. - Chúng tôi đọc gì: danh sách tài khoản quảng cáo bạn sở hữu hoặc quản lý (id, tên, đơn vị tiền tệ, múi giờ, trạng thái), các chiến dịch (id, tên, trạng thái) và số liệu hiệu quả theo ngày trong 30 ngày gần nhất (chi tiêu, lượt hiển thị, lượt nhấp). Chúng tôi KHÔNG đọc dữ liệu biểu mẫu Lead Ads, tệp đối tượng, hay bất kỳ thông tin cá nhân nào của người đã xem quảng cáo.
- Chúng tôi lưu gì: các số liệu tổng hợp nói trên theo tài khoản, chiến dịch và ngày, để trang quản trị hiển thị được biểu đồ mà không phải gọi lại Meta mỗi lần mở trang. Token truy cập được mã hoá khi lưu trữ (AES-256-GCM), không bao giờ gửi ra trình duyệt, không ghi vào log và không chia sẻ cho bên thứ ba. Ở chế độ quản lý, chúng tôi lưu thêm danh sách Trang bạn đã chọn (id, tên, ảnh, vai trò của bạn trên Trang) và nhật ký mọi thay đổi ViRFQ đã thực hiện thay bạn; chúng tôi KHÔNG lưu token của Trang, và bài viết cùng số liệu của Trang được đọc trực tiếp từ Meta chứ không sao chép lại.
- Mục đích: chỉ nhằm cho Nhà xuất khẩu thấy hiệu quả quảng cáo của chính họ bên cạnh lượng khách hàng tiềm năng mà quảng cáo đó mang lại trên ViRFQ. Chúng tôi không dùng dữ liệu này để lập hồ sơ người dùng, không chia sẻ cho Nhà xuất khẩu khác và không bán cho bất kỳ ai.
- Ngắt kết nối và xoá dữ liệu: bấm Ngắt kết nối trong tab Quảng cáo của trang quản trị. ViRFQ sẽ thu hồi với Meta mọi quyền quảng cáo và Trang nêu trên (không đụng tới quyền WhatsApp của bạn), xoá token đã lưu ngay lập tức, gỡ bỏ số liệu đã đồng bộ và danh sách Trang đã chọn. Nhật ký thay đổi ViRFQ đã thực hiện thay bạn được giữ làm bằng chứng đối chiếu và sẽ xoá khi bạn yêu cầu. Bạn cũng có thể tự thu hồi quyền bất cứ lúc nào trong Cài đặt Facebook → Tích hợp doanh nghiệp, hoặc yêu cầu xoá toàn bộ dữ liệu qua mục liên hệ bên dưới.
7. Bảo mật dữ liệu
Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn để bảo vệ dữ liệu của bạn:
- Mã hóa SSL/TLS cho tất cả kết nối
- Mã hóa mật khẩu bằng thuật toán bcrypt (xác thực riêng, không qua bên thứ ba)
- Tài liệu xác minh (đăng ký kinh doanh, bằng chứng xuất khẩu) lưu trữ trong bucket Cloudflare R2 riêng tư, chỉ chủ sở hữu tài liệu và admin truy cập được thông qua proxy đã xác thực
- Hình ảnh công khai (ảnh sản phẩm, công ty) phân phối qua CDN; không có tài liệu cá nhân nào bị lộ công khai
- Giám sát lỗi và xâm nhập liên tục qua Sentry
- Backup dữ liệu định kỳ
- Rà soát bảo mật định kỳ
8. Quyền riêng tư của bạn
Bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân:
- Quyền truy cập: Yêu cầu bản sao dữ liệu của bạn
- Quyền sửa đổi: Cập nhật thông tin không chính xác
- Quyền xóa: Yêu cầu xóa tài khoản và dữ liệu (cách xoá tài khoản)
- Quyền phản đối: Từ chối xử lý dữ liệu cho mục đích marketing
- Quyền di chuyển: Nhận dữ liệu ở định dạng có thể chuyển đổi
- Quyền rút lại sự đồng ý: Rút lại sự đồng ý đã cho bất cứ lúc nào, không ảnh hưởng tới việc xử lý đã thực hiện trước đó
- Quyền khiếu nại: Khiếu nại tới cơ quan có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân
Nếu bạn có tài khoản: tự cập nhật thông tin ngay trong trang quản trị (mục Hồ sơ/Cài đặt tài khoản), hoặc gửi email từ địa chỉ đã đăng ký tới contact@virfq.comvới tiêu đề "Yêu cầu về dữ liệu cá nhân".
Nếu bạn không có tài khoản (chỉ đăng ký tư vấn dịch vụ hoặc gửi RFQ): gửi yêu cầu từ đúng email hoặc số điện thoại bạn đã cung cấp tới contact@virfq.com hoặc hotline +84 866 696 212 (giờ hành chính, Thứ Hai – Thứ Sáu, 9:00 – 18:00); ViRFQ xác minh bằng cách liên hệ lại đúng email/số điện thoại đó trước khi xem, sửa hoặc xóa dữ liệu.
Chúng tôi có thể yêu cầu xác minh danh tính bổ sung. Mọi yêu cầu hợp lệ được xác nhận tiếp nhận trong 2 ngày làm việc và thực hiện trong 20 ngày (30 ngày nếu phải phối hợp với bên xử lý dữ liệu thứ ba); trường hợp yêu cầu đặc biệt phức tạp, chúng tôi có thể gia hạn một lần theo quy định pháp luật và sẽ thông báo lý do. Thông tin liên hệ Người mua mà một Nhà xuất khẩu đã mở khóa có thể còn nằm trong hồ sơ riêng của Nhà xuất khẩu đó; khi bạn yêu cầu xóa, chúng tôi sẽ yêu cầu Nhà xuất khẩu ngừng sử dụng.
Khiếu nại về dữ liệu cá nhân
Nếu bạn cho rằng dữ liệu cá nhân của mình bị thu thập hoặc sử dụng sai mục đích, bạn có thể khiếu nại qua: email tới contact@virfq.com với tiêu đề "Khiếu nại dữ liệu cá nhân", hotline +84 866 696 212 (Thứ Hai – Thứ Sáu, 9:00 – 18:00), hoặc biểu mẫu tại trang Khiếu nại. Chúng tôi xác nhận đã nhận khiếu nại trong 2 ngày làm việc và xử lý theo thời hạn nêu ở trên. Bạn có quyền khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân nếu chưa hài lòng với cách ViRFQ giải quyết. ViRFQ cam kết không bán hoặc cho thuê dữ liệu cá nhân của bạn cho bất kỳ bên nào.
10. Lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu của bạn được lưu trữ tại các nhà cung cấp hạ tầng của chúng tôi (Neon cho cơ sở dữ liệu, Cloudflare cho lưu trữ tệp, Vercel cho hosting) và được bảo vệ theo các biện pháp kiểm soát truy cập tiêu chuẩn ngành.
Chúng tôi giữ dữ liệu tài khoản và hồ sơ trong thời gian tài khoản còn hoạt động. Nếu bạn ngừng dùng ViRFQ hoặc đóng tài khoản mà không yêu cầu xóa, chúng tôi xóa hoặc ẩn danh dữ liệu theo lịch định kỳ trong vòng 90 ngày kể từ khi đóng. Nếu bạn thực hiện quyền xóa dữ liệu, thời hạn luật định ngắn hơn nêu tại Mục 8 được áp dụng. Trong cả hai trường hợp, chúng tôi chỉ giữ lại những gì còn cần cho các mục đích nêu trên hoặc pháp luật buộc phải giữ lâu hơn: chứng từ thanh toán và hóa đơn (tối đa 10 năm theo pháp luật kế toán Việt Nam), hồ sơ cần cho việc giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu pháp lý, hồ sơ báo cáo vi phạm (số của người mua, lý do, thời gian; tối đa 24 tháng kể từ khi gửi báo cáo), và nhật ký bảo mật (tối đa 12 tháng). Số liệu thống kê tổng hợp không nhận diện được bạn có thể được giữ vô thời hạn.
Người không có tài khoản(đăng ký tư vấn dịch vụ, gửi RFQ không tạo tài khoản): thông tin được lưu đến khi bạn yêu cầu xóa, vì không có sự kiện "đóng tài khoản" để tính mốc 90 ngày ở trên.
11. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách bảo mật này định kỳ. Mọi thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua email hoặc thông báo trên nền tảng ít nhất 7 ngày trước khi có hiệu lực.
Bạn nên kiểm tra trang này thường xuyên để cập nhật thông tin mới nhất.
12. Đơn vị thu thập và quản lý thông tin
Nếu bạn có câu hỏi về Chính sách bảo mật này, vui lòng liên hệ:
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ VIRFQ
- Mã số doanh nghiệp (MST): 0111373222
- Ngày cấp: 30/01/2026 (đăng ký lần đầu); đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 15/09/2026
- Nơi cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp – Sở Tài chính Thành phố Hà Nội
- Địa chỉ trụ sở: Tầng 1 và Tầng 2 Gian hàng kinh doanh số SO15, Chung cư CT03 (A3) Dự án khu chức năng đô thị Thành phố Xanh - Vinhome Gardenia, Đường Hàm Nghi, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: +84 866 696 212
- Email: contact@virfq.com
- Website: virfq.com
- Thời gian làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu, 9:00 – 18:00